Sono Sandra Boch e gestisco modes4u, un negozio di tessuti e articoli di cancelleria a conduzione familiare che vende più di 10.000 prodotti. La mia città natale è Bregenz, in Austria, ma abbiamo vissuto a Hong Kong per quindici anni prima di trasferirci a Singapore. Questa è la nostra storia durante la pandemia.

Sandra alla sua scrivania nel nuovo ufficio di Singapore

All’inizio del 2020, non si sapeva ancora molto sul virus. Non c’era la certezza che non contaminasse i pacchi e i clienti pensavano che potesse addirittura trovarsi sui nostri tessuti. Sfortunatamente, molti di coloro che avrebbero voluto ordinare prodotti da noi pensavano che ci trovassimo nella Cina continentale, quando in realtà non c’era ancora stato un solo contagio a Hong Kong. In pochi giorni, le nostre entrate furono colpite duramente.

All’inizio…

Le nostre entrate furono colpite così duramente che siamo stati vicini alla chiusura dell’attività, o almeno alla riduzione degli stipendi del nostro personale a causa dell’aumento delle spese aziendali in concomitanza con un numero inferiore di ordini. Per la prima volta in assoluto abbiamo dovuto preparare il nostro staff a un’eventuale riduzione degli stipendi, ma per fortuna tutti hanno capito. È stato davvero stressante!

Entro 2 settimane, tuttavia, il virus arrivò in Europa. Poiché tutti avevano iniziato a realizzare mascherine, all’improvviso abbiamo ricevuto una valanga di ordini! Questi ordini legati alla realizzazione di mascherine sono stati un dono straordinario.

I pacchi da spedire erano accatastati sui carrelli in quantità che non avevamo mai visto prima. Questo aumento degli ordini di tessuti per mascherine è durato circa 2 mesi (i migliori 2 mesi nella storia della nostra azienda). Piano piano, gli ordini sono tornati ai livelli normali, ma alla fine non abbiamo dovuto procedere con i tagli agli stipendi! Però, l’ostacolo successivo sarebbe arrivato molto presto.

A giugno ad Hong Kong fu approvata una nuova legge sulla sicurezza nazionale molto restrittiva, per cui abbiamo deciso di lasciare la città quello stesso giorno. Se, da un lato, l’interruzione della nostra attività era stata difficile, questa nuova legge autoritaria ci aveva fatto decidere che non potevamo più restare lì. Il Wall Street Journal mi intervistò persino sul motivo per cui avevamo deciso di intraprendere questa enorme impresa.

Programmi di viaggio

Lasciarsi alle spalle la squadra con cui tutto era iniziato è stato davvero difficile per me ed Alan. Consideravamo la nostra squadra come parte della famiglia. Abbiamo parlato con ciascuno di loro personalmente per spiegare cosa stava succedendo e perché. Li abbiamo anche avvertiti con qualche mese di anticipo perché non volevamo sorprenderli con la nostra decisione.

Per scegliere la nuova sede abbiamo dovuto considerare molte cose. La nostra priorità erano naturalmente gli affari. Le cose che dovevamo prendere in considerazione includevano: registrazione della società, lingua parlata nel paese, costi di spedizione da quel paese all’estero, esistenza di un hub logistico, disponibilità dipendenti e livello di stipendi, affitto di uffici e gestione fiscale.

Abbiamo poi esaminato i canoni di affitto delle case, la disponibilità di scuole, le tasse scolastiche e se l’ambiente fosse adatto alle famiglie. Abbiamo esaminato praticamente tutte le capitali asiatiche e la scelta finale è stata fra Taipei e Singapore. Abbiamo deciso per Singapore a causa del vantaggio linguistico per me, dato che quasi tutti parlano inglese qui.

Mi sono trasferita io per prima a Singapore, mentre mio marito Alan è rimasto a Hong Kong per chiudere l’ufficio e il magazzino. Questo è stato molto complicato perché i voli e le navi mercantili subivano ritardi a livello globale. Abbiamo dovuto scegliere una data per chiudere ufficialmente il magazzino e solo da quel momento in poi abbiamo potuto fare le valigie. È stato un gioco di equilibri molto delicato perché tecnicamente l’attività continuava a funzionare, ma non potevamo più spedire gli ordini.

La pandemia

Una volta a Singapore, ho subito cercato una sede per il nostro nuovo ufficio e magazzino. Il problema era trovare uno spazio abbastanza grande. Le scelte erano limitate, poiché le aziende di Singapore avevano trasferito le loro sedi sul posto. Ciò stava accadendo perché i confini con la Malesia, dove solitamente operano queste aziende, erano stati chiusi a causa della pandemia. Molti spazi grandi erano già occupati.

Quando alla fine ci siamo sistemati nell’attuale magazzino, non ci aspettavamo che fosse completamente spoglio. La maggior parte degli spazi che avevamo esaminato non aveva elettricità o luci installate. Abbiamo sostenuto costi iniziali più alti di quanto avessimo pianificato.

In aggiunta a tutto ciò, le nostre cose non erano ancora arrivate. Ad Hong Kong avevamo imballato tutti i nostri prodotti e gli scaffali e li avevamo spediti a Singapore in un container. A causa del COVID, la spedizione era rimasta bloccata per diversi giorni in un porto della Malesia perché quel porto aveva superato la capacità massima. Ogni giorno sembrava un’eternità perché non avevamo idea di quando avremmo ricevuto la nostra spedizione. Avevamo il terrore che sarebbe rimasta bloccata in quel porto a tempo indeterminato!

Tutto questo è stato reso ancora più difficile dal non poter sistemare le cose di persona. Anche le regole per la quarantena cambiavano costantemente. I nostri voli dovevano essere modificati di continuo per adattarsi alle nuove normative.

Sandra ed Alan

Una volta a Singapore, ho subito cercato una sede per il nostro nuovo ufficio e magazzino. Il problema era trovare uno spazio abbastanza grande. Le scelte erano limitate, poiché le aziende di Singapore avevano trasferito le loro sedi sul posto. Ciò stava accadendo perché i confini con la Malesia, dove solitamente operano queste aziende, erano stati chiusi a causa della pandemia. Molti spazi grandi erano già occupati.

Quando alla fine ci siamo sistemati nell’attuale magazzino, non ci aspettavamo che fosse completamente spoglio. La maggior parte degli spazi che avevamo esaminato non aveva elettricità o luci installate. Abbiamo sostenuto costi iniziali più alti di quanto avessimo pianificato.

In aggiunta a tutto ciò, le nostre cose non erano ancora arrivate. Ad Hong Kong avevamo imballato tutti i nostri prodotti e gli scaffali e li avevamo spediti a Singapore in un container. A causa del COVID, la spedizione era rimasta bloccata per diversi giorni in un porto della Malesia perché quel porto aveva superato la capacità massima. Ogni giorno sembrava un’eternità perché non avevamo idea di quando avremmo ricevuto la nostra spedizione. Avevamo il terrore che sarebbe rimasta bloccata in quel porto a tempo indeterminato!

Tutto questo è stato reso ancora più difficile dal non poter sistemare le cose di persona. Anche le regole per la quarantena cambiavano costantemente. I nostri voli dovevano essere modificati di continuo per adattarsi alle nuove normative.

Mason addormentato sulle scatole di cartone

Alla fine, anche a Singapore iniziò il lockdown. Non potevamo incontrare più di un certo numero di persone in una volta sola, il che rendeva difficile assumere personale con ruoli pratici nel magazzino. Allo stesso tempo, dovevamo considerare il numero massimo di impiegati che poteva venire a lavorare di volta in volta! Tutti questi limiti ponevano una sfida continua, perché si trattava di un nuovo sistema.

Partire da zero

Il fatto che tutti parlassero in inglese mi ha aiutato molto. Dato che ero arrivata per prima e avevo iniziato a negoziare la ristrutturazione e l’allestimento del magazzino, ho potuto contrattare con i vari operai, mentre a Hong Kong questo era impossibile perché nessuno parlava inglese. Sono stata anche in grado di parlare con tutti i fattorini, cosa che mi ha davvero sorpreso!

Volevo sostenere la comunità locale e assumere mamme. Sapevo che trovare un lavoro part-time era davvero difficile e avere la flessibilità di cui un genitore ha bisogno era quasi impossibile. Volevo mantenere la nostra atmosfera familiare e amichevole e creare una squadra felice e operosa.

Fortunatamente, alla fine siamo riusciti ad assumere un nuovo team capace nel corso del 2021. Dopo avere imparato molto e aver fatto diversi esperimenti, il nostro ufficio e il magazzino di Singapore funzionano adesso in modo relativamente fluido. Ce l’abbiamo fatta anche nonostante le recenti leggi confuse riguardo all’IVA sulle importazioni nell’Unione Europea.

A causa della pandemia, molte cose che prima erano semplici si erano davvero complicate. All’inizio è stato davvero difficile perché non potevamo prevedere molte cose, ad esempio, avevamo cercato un magazzino vicino a un ufficio postale, ma, dopo aver allestito il nostro spazio, abbiamo scoperto che solamente un’unica sede delle poste locali SingPost in tutta Singapore accetta posta all’ingrosso. Abbiamo quindi dovuto acquistare dei furgoni per trasportare i nostri pacchi ogni giorno a quel particolare ufficio postale!

Andando avanti

Allestimento del nuovo magazzino a Singapore

Al momento stiamo ancora affrontando una serie di sfide logistiche, poiché vi è una carenza globale di container marittimi. Con i cargo statunitensi che hanno più che raddoppiato le tariffe e con le spedizioni che impiegano molto più tempo per arrivare a destinazione, i rifornimenti tempestivi rimangono un po’ incerti.

Nonostante questo e nonostante i problemi logistici legati alla pandemia, siamo comunque riusciti a introdurre nuovi tessuti, articoli di cancelleria e giocattoli in miniatura nel nostro negozio. Nel 2020 avevamo trascorso più di sei mesi a prepararci al trasferimento e il 2021 era stato speso praticamente tutto ad adeguare la nostra attività alle norme di Singapore.

Nel 2022 spero che potremo finalmente sistemarci definitivamente e mandare avanti la nostra l’attività in modo regolare. Quando ciò accadrà, possiamo concentrarci su nuove storie da raccontare e raggiungere nuovamente la nostra comunità. Dovremmo avere finalmente il tempo di crescere nuovamente, mentre continuiamo a servire i nostri clienti dal cuore.